Вопросы 41 - 50 | Защита служебной информации ограниченного распространения, содержащейся в паспорте безопасности

Вопрос #41

Как обозначается доступность документа федерального органа исполнительной власти, если ограниченные сведения содержатся в приложениях и доступ к остальной части свободен?

На приложениях указываются номера экземпляров, а режим основной части определяется сопроводительным письмом.

Пометка ДСП заменяется отметкой «доступ не ограничен» на всём комплекте.

Пометка ДСП дополняется отметкой «без приложений — доступ не ограничен».

На документе указывается число защищаемых приложений, а ограничительная пометка помещается в журнале.

Пояснение: Для документа с защищаемыми приложениями допускается дополнить пометку отметкой «без приложений — доступ не ограничен». Разграничение применимо, когда основная часть действительно не содержит ограниченных сведений. Перед выдачей открытой части проверяют её содержание и состав вложений. Сами приложения сохраняют защиту; техническое отделение файла не является решением о снятии режима с его содержания.

Вопрос #42

Как обозначают отдельные защищаемые части документа федерального органа исполнительной власти при разграничении открытого и ограниченного содержания?

В сопроводительном письме перечисляют названия защищаемых разделов документа.

Перед защищаемыми частями ставят пометку «Для служебного пользования» или «ДСП».

После защищаемых частей ставят номер экземпляра, содержащего ограниченные сведения.

На последнем листе документа перечисляют номера страниц с ограниченными сведениями.

Пояснение: Защищаемые части обозначаются пометкой «Для служебного пользования», допускается сокращение «ДСП». Общая пометка дополняется соответствующей отметкой о доступности документа без ограниченной информации. Так пользователь может определить, какие фрагменты нельзя свободно предоставлять. При формировании открытой версии необходимо проверить не только текст, но и включённые таблицы, изображения и приложения, если они содержат те же охраняемые сведения.

Вопрос #43

Где на сопроводительном письме к документам с пометкой «Для служебного пользования» федерального органа исполнительной власти размещают пометку и номер экземпляра при отсутствии исключений из нумерации?

В перечне приложений после названия документа.

В правом верхнем углу первой страницы письма.

На обороте последнего листа письма.

Под подписью лица, подписавшего письмо.

Пояснение: Пометка и номер экземпляра размещаются в правом верхнем углу первой страницы сопроводительного письма. На самом направляемом документе также должны быть соответствующие реквизиты. Отдельные исключения из нумерации предусмотрены для электронных документов и единственных собственноручно подписанных подлинников. Перед отправкой сопоставляют письмо, приложения и учётные данные, чтобы обозначения соответствовали фактически передаваемому комплекту.

Вопрос #44

Как поступить с дополнительной рабочей копией документа ДСП, созданной в организации, на которую распространяется Положение № 1233?

Считать её открытым документом, поскольку это не подписанный подлинник.

Учитывать и использовать её по применимым правилам обращения с защищаемыми документами; создание копии требует предусмотренного разрешения.

Хранить её без ограничений, если на копии отсутствует собственноручная подпись руководителя.

Передавать её любому работнику, поскольку номер экземпляра присваивается только подлиннику.

Пояснение: Копирование не снимает режим защиты содержащейся информации. Для соответствующих организаций федеральный порядок предусматривает контроль изготовления, учёта и передачи документов, а на их проектах и приложениях — установленные пометки. Учитывать нужно не только подлинники, но и разрешённые копии.

Вопрос #45

Каким подразделениям обычно поручают приём и регистрацию документов с пометкой «Для служебного пользования» в федеральном органе исполнительной власти?

Подразделениям, обслуживающим технические средства обработки информации.

Подразделениям, выполняющим задания, изложенные в поступивших документах.

Подразделениям, принимающим и учитывающим несекретную документацию.

Подразделениям, обеспечивающим архивное хранение завершённых дел.

Пояснение: Приём и регистрацию обычно выполняют подразделения, которым поручен учёт несекретной документации. Внутри этого процесса обеспечиваются ограничения доступа к ДСП. По общему правилу документы учитываются отдельно, а при незначительном объёме допускается совместный учёт. Передача исполнителю не заменяет регистрацию: документы должны оставаться прослеживаемыми с момента приёма до установленного выбытия.

Вопрос #46

Какова основная цель регистрации и учёта документов с пометкой ДСП в организации, на которую распространяется Положение № 1233?

Фиксировать документы и их движение, чтобы обеспечивать контролируемое обращение и проверку наличия.

Подменять регистрацию разрешением на публикацию документа.

Освобождать работников от необходимости соблюдать ограничения распространения.

Устанавливать гриф государственной тайны для каждого зарегистрированного документа.

Пояснение: Учёт позволяет устанавливать наличие защищаемых документов, обеспечивать преемственность при передаче ответственности и проводить предусмотренные проверки. Регистрационный номер сам по себе не устанавливает правовой режим сведений и не заменяет разрешительные процедуры.

Вопрос #47

Когда допускается совместный учёт документов с пометкой «Для служебного пользования» с другими несекретными документами в федеральном органе исполнительной власти?

При хранении документов в одном административном здании.

При использовании одинакового срока хранения документов.

При передаче документов исполнителям одного подразделения.

При незначительном объёме документов ДСП.

Пояснение: Общее правило — отдельный учёт; при незначительном объёме допускается совместный. Поэтому нельзя объявлять самостоятельный журнал безусловным требованием для любой ситуации. Разрешённое объединение учёта не меняет режим документов: должны сохраняться необходимые сведения регистрации и исключаться ознакомление неуполномоченных лиц с охраняемым содержанием и реквизитами.

Вопрос #48

Как ведётся учёт тиражированных документов с пометкой «Для служебного пользования» в федеральном органе исполнительной власти?

По числу сопроводительных писем.

По общему количеству отпечатанных листов.

По числу адресатов рассылки.

Поэкземплярно.

Пояснение: Письменное разрешение на тиражирование не отменяет поэкземплярного учёта размноженных документов. Учёт должен позволять связать изготовленные экземпляры с дальнейшим движением и хранением. Общее количество отпечатанных листов или адресатов само по себе не обеспечивает контроля экземпляров, в том числе оставленных у исполнителя и предназначенных для последующей отправки.

Вопрос #49

Какие сведения о печатании бумажного документа с пометкой «Для служебного пользования» фиксируются в федеральном органе исполнительной власти?

Количество приложений, фамилии исполнителя и хранителя, дата утверждения.

Количество листов, фамилии согласовавшего и получателя, дата передачи в дело.

Количество экземпляров, фамилии подписавшего и получателя, дата регистрации.

Количество экземпляров, фамилии исполнителя и печатавшего лица, дата печатания.

Пояснение: Количество отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и печатавшего лица, дата печатания указываются на обороте последнего листа каждого бумажного экземпляра или в учётных формах. Эти сведения позволяют установить происхождение тиража. Одновременно сохраняются письменное разрешение на размножение и поэкземплярный учёт. Дата регистрации или фамилия получателя не заменяют предусмотренные сведения об изготовлении.

Вопрос #50

Как формируются дела из исполненных документов с пометкой «Для служебного пользования» в федеральном органе исполнительной власти?

По отдельным рабочим папкам исполнителей с последующим объединением при передаче в архив.

По перечню получателей с объединением материалов, направленных одному адресату.

По номенклатуре несекретного делопроизводства с пометкой ДСП на обложке дела.

По дате поступления с объединением всех документов ДСП в одно хронологическое дело.

Пояснение: Исполненные документы не выпадают из управляемого документооборота. Они группируются по номенклатуре несекретного делопроизводства, а содержащие их дела обозначаются пометкой ДСП. Это помогает обеспечить преемственность хранения и последующие архивные процедуры. Отсутствие текущей работы по документу не является основанием хранить его вне установленной системы дел.